Das richtige Zeitmanagement für jeden Stresstyp
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Wir halsen uns zu viel Arbeit auf und belasten uns mit der ständigen Unruhe von ungetaner Arbeit und rauben uns so selbst die Entspannung, die wir nach Dienstschluss so nötig hätten.
Das Erstellen einer To-Do-Liste erscheint vielleicht als eine etwas zeitfressende Aufgabe, doch hat man diesen Aufwand schnell wieder wettgemacht. Eine gute Orientierung bietet das Eisenhower-Prinzip – eine Entscheidungsmatrix nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelte Methode. Hier werden Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit geordnet. Erstellen sie vier Ordner mit wichtig und dringend – wichtig, aber nicht dringend – dringend, aber nicht wichtig – weder wichtig, noch dringend – den Ordner wichtig und dringend sollte man zuerst abarbeiten.
Diplom-Psychologin Kerstin Reviol, rät realistische Pufferzeiten einzuplanen. Es sollten nur 60 Prozent der Arbeitszeit verplant werden, da immer unvorhergesehene Ereignisse eintreten können – ein Gespräch mit Kollegen, ein wichtiger Anruf usw. Führen sie nur Gespräche, die wirklich notwendig sind und erledigen sie immer eine Aufgabe nach der Anderen. Gleichzeitig email schreiben und telefonieren geht selten gut – es schleichen sich häufig Fehler ein, die am Ende nur Zeit kosten.
Erstellen sie die optimale To-Do-Liste
Für die meisten Arbeitnehmer empfehlenswert ist die Alpen-Methode. Die Methode ist benannt nach ihren Anfangsbuchstaben.
- Alles aufschreiben : Schreiben sie alle Termine, Aufgaben, Telefonate, emails und Gespräche auf. Verwenden sie entweder ein Blatt Papier oder erstellen sie einen Kalendereintrag.
- Länge schätzen: Wer es schafft, seine Zeiten richtig einzuschätzen, spart sich Stress und Ärger. Um zu wissen, wie lange für gewisse Arbeiten eingeplant werden muss, empfiehlt es sich, vorher ein Zeitprotokoll aufzustellen. Gönnen sie sich immer etwas mehr Zeit, als die Aufgabe wirklich in Anspruch nimmt. So ersparen sie sich Zeitdruck und Panik vor Dienstschluss.
- Pufferzeit einplanen: Jeden Tag passieren unvorhergesehene Dinge. Ob nun das Papier für den Drucker ausgeht oder sonstige Materialien besorgt werden müssen – ein Arbeitstag verläuft nie genau nach Plan, deshalb sind Pufferzeiten so wichtig. Ohne diese gerät der Plan bei der kleinsten Störung aus den fugen und man hinkt den ganzen Tag seinem zu erreichenden Soll hinterher. Außerdem sollte man nicht länger als 60 bis 90 Minuten am Stück arbeiten, sondern immer wieder kleine Pausen einlegen. Auch diese werden am besten im Zeitplan notiert.
- Entscheiden : Markieren sie, was zuerst erledigt werden muss!
- Nach kontrollieren : Der Plan sollte nicht erstellt werden, um ihn nachher wieder zu vergessen – kontrollieren sie regelmäßig. So haben sie einen guten Überblick und erkennen auch sofort, wie realistisch ihre Zeitplanung ist.
Die meisten kommen mit der Alpen-Methode gut zurecht. Doch gibt es ein paar Menschen, die ein solcher Plan nur einschränken würde. Der TÜV unterscheidet folgende Arbeitstypen:
- Hilfsbereite : Diese sollten unbedingt einen Zeitplan erstellen. Sie können nicht Nein sagen und wollen allen helfen, nehmen aber selber keine Hilfe in Anspruch. Mit einer To-Do-Liste haben sie im Überblick, was im Bereich des Möglichen ist.
- Kreative : Sie brauchen ihre Freiräume, um sich entfalten und effektiv arbeiten zu können. Werden sie zu stark eingeengt, fühlen sie sich überfordert. Chaos empfinden sie als erholsam und finden spontan ihre Ideen. Eine Zeitliste würde nur als einengend empfunden werden.
- Macher : Da der Macher sehr tatkräftig und fleißig ist, muss er ständig beschäftigt werden. Dieser Typ Mensch arbeitet unter Zeitdruck sehr effektiv, deshalb sind die Chancen hoch, dass der Plan eingehalten wird.
- Perfektionisten : Detailverliebtheit und Ordnungsliebe zeichnen den Perfektionisten aus. Da diese immer alles besser machen wollen, hilft der Zeitplan mit den Entscheidungen, wann eine Aufgabe nun wirklich fertiggestellt ist.
- Überflieger : Sie nehmen sich für die einzelnen Aufgaben viel zu wenig Zeit, da sie mit den Gedanken schon bei der nächsten Aufgabe sind. Ein klar strukturierter Plan schafft Abhilfe.
- Zeitlose : Bei diesem Typ würde die Alpen-Methode scheitern. Diese würde eher zur Frustration führen, da der Zeitlose auf seine innere Uhr vertraut und nach seinem eigenen Rhythmus am effektivsten arbeiten kann.