Webinare sind die neuen Meetings

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Konferenzen, Kongresse, Meetings und Get together waren gestern

Zugegeben, nicht jeder war ein Freund dieser oft viel zu lange dauernden beruflichen Treffen. Man musste von A nach B, ob in der eigenen oder einer fremde Stadt fahren, vertrödelte oft Stunden mit verspäteten Verkehrsmitteln, quälte sich durch ungesunde Kongresshallen und konnte das gereichte Finger-Food bald nicht mehr geniessen. Viele Berufszweige waren nicht selten das halbe Jahr unterwegs, nicht immer wirklich notwendig, aber auch meist unumgänglich! Das war einmal!

Seit uns Corona ins Home-Office zwang, mussten wir lernen: Es braucht weder Kongresse noch Konferenz und schon gar keine Meetings um beruflich sich auzutauschen. Natürlich fallen dabei auch die - nicht von allen geliebten - Get together aus und den abendlichen Drink an der Hotelbar mit netten Kollegen, ja den kann man höchstens noch virtuell von der eigenen Hausbar aus ins Netz senden.

Videokonferenzen oder Webinare werden über zahlreiche Anbieter gestreamt und wer sich einmal selbst dort bewundern durfte, dem wurde schnell klar: Webinare muss man lernen und zwar möglichst rasch. Denn sie werden bleiben, egal wie lange Corona uns in Bann schlägt. Die Industrie hat längst erkannt: Damit lässt sich nicht nur viel unnötige Zeit, sondern auch viel Geld einsparen. Denn die Teilnehmer müssen nur ihren PC einschalten, sich einloggen und sich dann fühlen, als säßen sie nicht in einem virtuellen, sondern in einem realen Konferenzraum. Da wie dort wartet man meist ein paar Minütchen auf die ewig zu spät Kommenden, freut oder ärgert sich über Vielschwafler und Dauerfragesteller und sehnt spätestens nach 45 Minuten ein rasches Ende herbei. Wer, wie im Journalismus durchaus häufig der Fall, an einem einzigen Tag oft gleich mehrere dieser Konferenzen mitmachen darf, oder besser muss, lernt ganz schnell, wie man diese neue Art von Kommunikation gut übersteht.

Das Bundeszentrum für Ernährung hat die wichtigsten Tipps und Tricks für Videokonferenzen zusammengestellt und wir geben diese gerne an unsere Leser weiter.

A & O von Webwaren und Videokonferenzen

Je besser alle ein paar Grundregeln beherzigen, desto angenehmer und entspannter verläuft das Treffen im virtuellen Raum. Das gilt besonders für Videokonferenzen, bei denen neben dem Moderator oder der Moderatorin alle Teilnehmenden im Bild sind.

• Hürden für Ungeübte: Die Technik macht Probleme, der fehlende physische Kontakt erschwert den Austausch, Störungen von außen lenken ab.

• Rücken Sie sich selbst ins richtige Licht: Kleiden Sie sich wie es dem Dresscode am Arbeitsplatz entspricht. Finger weg von irritierenden gemusterten Blusen oder karierten Hemden.

• Kamera ist idealerweise auf Augenhöhe statt schräg von unten oder oben. Dafür muss Bildschirm oder Laptop für die Dauer der Videokonferenz etwas höher gestellt werden.

• Primäre Lichtquelle - am besten Tageslicht durch ein Fenster - sollte parallel zur Kamera ausgerichtet sein.

• Sehr wichtig, wenn auch etwas gewöhnungsbedürftig, ist der direkte Blick in die Kamera statt auf das eigene Monitorbild oder die Bilder der anderen. Das fördert die direkte Gesprächsatmosphäre und Konzentration der Zuhörenden.

• Hintergrund-Vorkehrungen sind ratsam. Was sehen die Beteiligten, wenn sie über meine Schulter blicken? Ein überquellendes Bücherregal? Ein unaufgeräumtes Büro? Eine vertrocknete Topfpflanze? Manchmal reichen bereits wenige Handgriffe oder eine leichte Drehung des Bildschirms, um sich im Büro oder selbst der eigenen Wohnung professionell darzustellen.

• Störungen vermeiden und konzentriert tagen, denn der Feind jedes virtuellen Meetings sind Störungen von außen.

• Sich bewusst machten, was man alles in Offline-Meeting oder -Tagung NICHT machen würde potentieller

• Störfaktoren, wie klingelnde Paketboten oder Telefone, vibrierende Smartphones, quengelnde Kinder, rasenmähende Nachbarn etc. sollte man, wenn möglich ausschalten! Türklingel oder Smartphone-Benachrichtigungen kann man stummschalten, Kinder hingegen leider nicht. Sorgen Sie entweder für eine Betreuung oder bereiten Sie eine Beschäftigung für die Kinder vor und informieren Sie die Konferenzteilnehmer offen über die Situation.

• Störende Nebengeräusche wie Papierrascheln oder Räuspern vermeiden, indem das eigene Mikrofon stummgeschaltet ist, wenn man nicht gerade selber reden möchte.

• Wer nebenher etwas anderes tun will, sollte auch die Kamera offline schalten oder abdecken.

• Vor allem bei längeren Webinaren sind Pausen für die Teilnehmer zwingend. Denn auch bei noch so disziplinierten Menschen lässt irgendwann die Konzentration nach. Der Körper verlangt nach Bewegung - zumal, wenn er sich längere Zeit möglichst ruhig vor dem Bildschirm verhalten soll. Es braucht also ausreichende Pausen.

• Oder warum nicht zusammen ein paar Lockerungsübungen einlegen?

• Essen und Trinken? Keine Frage, Trinken ist sogar in kurzen Videokonferenzen erlaubt. Wie beim Sport hat man seinen Wasservorrat jedoch idealerweise schon vor dem Start aufgefüllt. Für das virtuelle Treffen sind Trinkwasser und kohlensäurearmes Mineralwasser ideal, auch ungesüßte Früchte- oder Kräutertees. Bei längeren Treffen liefern Fruchtsäfte oder Smoothies gleichzeitig schnell verfügbare Energie.

• Zwischendurch essen? Gilt häufig als absolutes No-Go, denn was in einem echten Meeting unauffällig nebenbei möglich ist, lenkt in einem virtuellen Meeting eher ab und sieht im schlimmsten Fall nicht schön aus.

• Länger dauernde oder sogar eine mehrtägige Webkonferenz brauchen regelmässige Pausen für gesunde und satt machende Snacks, schon um das gefürchtete Suppenkoma zu verhindern.

• Und niemals vergessen: Mit vollem Mund spricht man nicht!

Weitere Informationen, sowie den Flyer zum Download gibt es bei BZfE

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